Podstawowe zasady korzystania z archiwaliów w pracowni naukowej

1. Do pracowni naukowej można wejść tylko ze środkami do sporządzenia notatek. Torby, płaszcze, kurtki oraz jedzenie, picie i inne środki, które mogą uszkodzić materiały archiwalne należy pozostawić w szafach na korytarzu przed wejściem do pracowni. Klucz od szafy podczas korzystania z akt przechowuje użytkownik osobiście. Telefony komórkowe należy wyłączyć.
2. Archiwalia i archiwalne pomoce informacyjne udostępniane są tylko w pracowni naukowej.
3. Ogólnych informacji o zasobie archiwum państwowego, dostępnych pomocach ewidencyjno- informacyjnych i zasadach udostępniania archiwaliów udzielają dyżurujący pracownicy.
4. Informacje o materiałach archiwalnych, niezbędne do złożenia zamówień, wyszukiwane są przez użytkowników zasobu samodzielnie.
5. Podstawową pomoc w wyszukiwaniu materiałów archiwalnych stanowią posiadane przez archiwum środki ewidencyjne i informacyjne.
6. Przed zamówieniem akt do pracowni należy wypełnić formularz Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego obejmującego dane użytkownika oraz charakterystykę zamierzonych poszukiwań archiwalnych oraz zapoznać się z Regulaminem korzystania z materiałów archiwalnych.
7. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są na podstawie zamówień (rewersu). Zamówienia wypełnia się osobno dla każdej jednostki archiwalnej i są realizowane w dniu następnym. Jednorazowo zasadniczo udostępnia się do 10 jednostek dziennie
8. Dla osób przyjezdnych akta są sprowadzane z magazynu w tym samym dniu dwukrotnie o: 10.00, 12.00 lub 14.00.
9. Użytkownik zobowiązany jest potwierdzić swoją obecność w pracowni i odbiór archiwaliów w ewidencji użytkowników pracowni. Jednostki archiwalne zawierające dokumenty luźne udostępnia się kolejno: po zwróceniu wykorzystanej jednostki użytkownik otrzymuje następną.
10. Materiały archiwalne, z których sporządzono reprodukcje użytkowe (skany, mikrofilmy) udostępniane są w postaci reprodukcji.
11. Podczas korzystania z archiwaliów w pracowni zabrania się:
• dokonywania jakichkolwiek wpisów na dokumentacji,
• sporządzania notatek na dokumentach,
• wyjmowania dokumentów i zmieniania układu akt,
• spożywania posiłków na terenie pracowni,
• zakłócania pracy innych użytkowników pracowni,
• udostępniania dokumentacji innym osobom.
12. Po skorzystaniu z archiwaliów użytkownik zobowiązany jest do:
• wpisania się do metryczki załączonej do akt,
• oddania archiwaliów w stanie nieuszkodzonym z dyspozycją ich zwrotu do magazynu lub zachowania w depozycie (akta z depozytu, gdy przez 2 tygodnie nie są wykorzystywane w pracowni, są przekazywane do magazynu).
13. Z wybranych archiwaliów wytworzonych po 1800 r., jeżeli ich stan zachowania na to pozwala, archiwum może wykonać odpłatne kserokopie, i skany. Skany wykonywane są także z akt wytworzonych przed wymienionym rokiem. Zabrania się samodzielnego kopiowania dokumentów.
14. Ze względu na wymogi bezpieczeństwa zasobu archiwalnego osoby korzystające z materiałów archiwalnych mogą być w uzasadnionych przypadkach wezwane do okazania zawartości toreb, itp.
15. Nieprzestrzeganie powyższych zasad przez użytkownika lub stwierdzenie rażącego braku przygotowania do samodzielnych badań może spowodować wydanie przez dyrektora archiwum decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych.