Akta osobowe
Trudno jednoznacznie wskazać, kiedy i gdzie powstały akta osobowe. Początków dokumentacji osobowej można doszukiwać się jeszcze przed ukształtowaniem się prawa pracy, kiedy to poszczególne przepisy regulowały wykonywanie zawodów. W tym kontekście można mówić o różnego rodzaju dokumentacji związanej z zatrudnieniem, np. księgach czeladniczych dotyczących terminowania uczniów i czeladników, Konduitenlisten (dokument w postaci tabelarycznej dotyczący urzędnika) czy aktach zbiorczych dotyczących zatrudnienia i egzaminów.
Początków akt personalnych na terenie zachodnich województw II Rzeczypospolitej Polskiej (wielkopolskie i pomorskie) można upatrywać w pruskich reformach administracyjnych. Akta osobowe miały początkowo charakter zbiorczy i obejmowały wszystkich urzędników danego urzędu. Z czasem przekształcono je w akta indywidualne, prowadzone dla każdego pracownika z osobna. Ewolucja akt osobowych rozpoczęła się na początku XIX wieku w Królestwie Prus.
W przypadku II Rzeczypospolitej Polskiej nie sposób jednoznacznie określić momentu powstania tego rodzaju dokumentacji, ponieważ administracja polska przejęła gotowe rozwiązania organizacyjne oraz wzorce biurowości z dawnych państw zaborczych.
W polskiej archiwistyce termin „akta osobowe” jest ściśle związany ze stosunkiem pracy, odzwierciedlającym relacje między pracownikiem a pracodawcą. Akta personalne dotyczą jednej osoby i zawierają dokumenty związane m.in. z danymi osobowymi, aplikacją na stanowisko czy przebiegiem zatrudnienia.
Głównym celem akt osobowych jest gromadzenie wszelkich informacji dotyczących pracownika i jego zatrudnienia. Dane te wykorzystywane są przez pracodawcę w celach kontrolnych, administracyjno-organizacyjnych oraz zarządczych. W aktach personalnych znajdują się również dokumenty służące potwierdzeniu określonych faktów, np. zawarcia związku małżeńskiego czy spłaty zapomogi. Po rozwiązaniu stosunku pracy lub śmierci pracownika, akta osobowe nabierają charakteru dowodowego — zarówno dla pracodawcy, jak i byłego pracownika. Mogą stanowić podstawę do ustalenia stanu prawnego, np. w celu potwierdzenia przebiegu zatrudnienia.
Struktura oraz postępowanie z aktami osobowymi w Polsce regulują rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 2018 i 2023 roku. Nakładają także na pracodawcę obowiązek ich prowadzenia dla każdego pracownika.
Ustrój władz miejskich Bydgoszczy w okresie II Rzeczypospolitej Polskiej
Początkiem nowoczesnej administracji miejskiej w Prusach była reforma z 1808 r., która przyczyniła się do ujednolicenia organizacji miast w Królestwie Pruskim. Miasta zyskały szerokie kompetencje dotyczące organizacji spraw wewnętrznych. Kolejną istotną zmianą w ustroju miejskim była pruska ordynacja miejska z 30 maja 1853 r., która oparła samorząd na radzie miejskiej i magistracie.
W latach 1920–1933 ustrój miast województw zachodnich był regulowany na podstawie przepisów wydanych przez władze pruskie, które w późniejszym czasie były uzupełniane normatywami wydanymi przez władze polskie. Na tych terenach część przepisów pruskich obowiązywała do momentu wprowadzenia Ustawy z dnia 23 marca 1933 r. o częściowej zmianie ustroju samorządu terytorialnego. Część normatywów pruskich jednakże pozostała w mocy po 1933 r. i obowiązywała aż do 1939 r.
W latach 1920–1933 rada miejska sprawowała władzę uchwałodawczą w mieście, organem wykonawczym był zaś magistrat. Rada wydawała uchwały we wszystkich sprawach miejskich, które nie były zastrzeżone na rzecz magistratu, a dodatkowo sprawowała nad nim funkcję kontrolną. Do kompetencji własnych magistratu należało: przygotowanie wniosków do uchwał rady miejskiej, reprezentowanie miasta i przechowywanie dokumentacji, zarządzanie zakładami i majątkiem miejskim oraz sprawami personalnymi pracowników miejskich i sprawozdaniami. Magistrat mógł wykonywać również zadania zlecone, do których zaliczano np.: budowę szkół publicznych, opiekę społeczną, administrację drogową.
Istotne zmiany dla ustroju miejskiego w Polsce wprowadziła ustawa scaleniowa z dnia 23 marca 1933 r. Od tego momentu do kompetencji rady miejskiej należały sprawy ustrojowo-organizacyjne, gospodarcze, finansowo-budżetowe i porządkowe, a jej zadaniem było powołanie organu zarządzającego i kontrola nad nim. Prezydent miasta jako jednoosobowy zarząd gminy mógł wykonywać przykładowe zadania: reprezentowanie gminy na zewnątrz, zatrudnianie urzędników, kontrolę biur itp. Był on zwierzchnikiem członków i pracowników zarządu miejskiego, a dodatkowo przewodniczącym rady i członkiem zarządu miejskiego (organ kolegialny od 1934 r.). W skład zarządu miejskiego wchodzili prezydent i wiceprezydenci oraz odpowiednia liczba ławników wybieranych przez radę miejską. Do kompetencji zarządu kolegialnego należało m.in.: przygotowanie spraw, ustalenie regulaminu obrad, ustalenie planu wykonania budżetu.
Komórki organizacyjne odpowiedzialne za prowadzenie akt osobowych w Magistracie Miasta Bydgoszczy
Na podstawie zachowanych materiałów archiwalnych należy stwierdzić, że za personel i sprawy z nim związane były odpowiedzialne trzy komórki organizacyjne: Oddział Osobowy (Wydział I Ogólny) – odpowiadał za wszystkich urzędników, funkcjonariuszy oraz pracowników kontraktowych; Oddział Szkolny (Wydział VI Oświaty i Kultury) – odpowiadał za nauczycieli zatrudnionych w administracji miejskiej i za personel pomocniczy oraz zbierał informacje o nauczycielach z innych szkół; oraz Oddział Szpitalny (Wydział V Zdrowia Publicznego) – prowadził akta personalne lekarzy i personelu szpitalnego.
W okresie międzywojennym w bydgoskim magistracie najistotniejszą komórką organizacyjną prowadzącą sprawy kadrowe było Biuro Generalne, które po 1930 r. funkcjonowało jako Wydział I Ogólny. W ramach tego wydziału funkcjonował Oddział Osobowy. Do jego kompetencji kadrowych należało załatwianie spraw związanych z angażowaniem, zwalnianiem i awansowaniem pracowników miejskich, asygnowaniem poborów, spraw związanych z ubezpieczeniem ogółu pracowników, np. w kasach chorych, spraw dyscyplinarnych, urlopów, spraw emerytalnych.
Oddział Szkolny zajmował się prowadzeniem ewidencji i akt osobowych: nauczycieli, personelu szkolnego i siły pomocniczej. W odniesieniu do spraw kadrowych urząd zajmował się angażami, wypłacaniem poborów, emerytur, itp.
Po Oddziale Szpitalnictwa nie zachowały się materiały archiwalne dotyczące spraw administracyjno-organizacyjnych. Na podstawie analizy zachowanych akt osobowych ustalono, że oddział był odpowiedzialny za zatrudnianie lekarzy i personelu szpitalnego oraz sprawy kadrowe. Jego kompetencje były podobne do zadań Oddziału Szkolnego.
Na podstawie analiz akt po Oddziale Szkolnym i Oddziale Szpitalnictwa stwierdzono, że naczelnicy tychże wydziałów posiadali analogiczne kompetencje jak naczelnik Wydziału I Ogólnego względem spraw kadrowych.
Charakterystyka zawartości akt osobowych wytworzonych przez Magistrat Miasta Bydgoszczy
Zawartość akt osobowych można podzielić ze względu na charakter zatrudnienia, np. pracownicy nieetatowi i etatowi, czy też pełnione funkcje w ramach administracji miejskiej, np. funkcjonariusze, radni miejscy, radcy miejscy.
Należy stwierdzić, że akta osobowe z zespołu archiwalnego Akta miasta Bydgoszczy pod względem zawartości są do siebie zbliżone. Występują jedynie drobne różnice, np. brak fotografii pracownika na pierwszej stronie, stosowanie różnych ankiet, dokument regulujący stosunek pracy (umowa o pracę lub nominacja na stanowisko).
Komórki organizacyjne zajmujące się aktami osobowymi stosowały różne obwoluty poszytów. Okładki mogły różnić się kolorystyką, formą nadruku lub jego brakiem (były opisywane odręcznie lub posiadały nadruk). W późniejszym okresie następuje standaryzacja obwolut.
Dokumentacja zawarta w aktach personalnych powstawała zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi. Układ wewnętrzny dokumentów odzwierciedlał przebieg zatrudnienia. Zawartość akt osobowych można podzielić w ramach ogólnych grup związanych ze stosunkiem pracy, np. rekrutacja na stanowisko, sprawy zdrowotne, awanse, sprawy socjalno-bytowe. Do najczęściej występujących dokumentów należy zaliczyć: wykazy osobowe, życiorysy, opinie, wnioski.
Dokumentacja mogła mieć postać formularzy (maszynopisu czy druku) lub rękopisów sporządzonych w odpowiedni sposób. Podania pracowników natomiast nie były standaryzowane – nie wykorzystywano gotowych formularzy, były one spisywane odręcznie.
Warto zaznaczyć, że chociaż zdecydowana większość dokumentów jest powtarzalna i pojawia się w dużej ilości, zdarzają się również takie, które występują znacznie rzadziej, choć także są powiązane z pracą, np. listy motywacyjne, spisy przewożonych przedmiotów w trakcie przeprowadzki, wycinki z prasy.
Przykładowe wykorzystanie akt osobowych
Akta osobowe zawierają wiele interesujących informacji, dzięki czemu mogą być wykorzystywane w różnego rodzaju badaniach naukowych. Mają dużą wartość poznawczą — zarówno w kontekście pojedynczego człowieka, jak i jej otoczenia. Można znaleźć w nich liczne dane dotyczące pracy, kwalifikacji, wykształcenia, faktów genealogicznych, stanu majątkowego oraz otaczającej rzeczywistości człowieka. Materiały te mogą posłużyć do ciekawych analiz, np. dotyczących feminizacji zawodów, migracji zarobkowej czy przyczyn podejmowania określonej pracy.
Akta osobowe najczęściej kojarzone są z badaniami genealogicznymi oraz biograficznymi. Zawarte w nich dokumenty wiernie odzwierciedlają przebieg „fragmentu” życia jednostki oraz rejestrują istotne fakty genealogiczne. Warto również pamiętać o ich podstawowym zastosowaniu — jako źródła do tworzenia lub uzupełniania biogramów i biografii ważnych osób.
Ponadto istnieje możliwość prowadzenia badań w skali makro na podstawie większych zbiorów akt osobowych, np. w celu opisania sytuacji politycznej, społecznej, gospodarczej czy kulturalnej, jak również do analiz demograficznych, socjologicznych, ekonomicznych czy prozopograficznych.
Akta personalne mogą być także wykorzystywane w badaniach mikrohistorycznych, których celem jest analiza działań jednostki lub małej społeczności — przykładowo urzędników miejskich. Badania te koncentrują się na wybranych zagadnieniach, ukazując fragmenty wydarzeń na tle „wielkiej” historii.
Dokumentacja ta znajduje również zastosowanie w antropologii historycznej, której przedmiotem są ludzie, ich styl życia i zachowania. W aktach osobowych często pojawiają się interesujące informacje dotyczące świata codziennego, co czyni je cennym źródłem do badań nad historią życia codziennego.
Należy również podkreślić znaczenie akt osobowych w badaniach nad egodokumentami, ponieważ zawierają one ludzkie odczucia: emocje, przeżycia pracowników, a także ich spostrzeżenia dotyczące otaczającego świata i konkretnych wydarzeń. Akta osobowe stanowią bogate źródło wiedzy o człowieku i jego otoczeniu. Powyższe przykłady ukazują jedynie fragment możliwości ich wykorzystania w badaniach naukowych.
Ciekawostki
Na koniec prezentujemy materiały, które wyróżniają się na tle typowej dokumentacji pracowniczej i stanowią prawdziwe unikaty.
Dokumenty te mogą być inspiracją do różnorodnych badań. Przykładowo, dawne fotografie pomagają analizować modę i styl życia w okresie międzywojennym, a spisy mebli, ukazujące przedmioty codziennego użytku, stanowią ciekawe źródło wiedzy o ówczesnym wyposażeniu mieszkań.
Prezentowane przykłady pokazują, że akta osobowe to nie tylko suche informacje o zatrudnieniu czy przebiegu kariery zawodowej. To także unikalne świadectwa codziennego życia, które pozwalają lepiej zrozumieć realia minionych epok.
Materiał opracowany na podstawie publikacji dr. Piotra Falkowskiego „Akta osobowe w II Rzeczypospolitej Polskiej na przykładzie Magistratu miasta Bydgoszczy”
Tekst i wybór ilustracji: Piotr Falkowski
Opracowanie wersji internetowej: Krzysztof Klapka